gtdの便利なコツ。スケジュール仕分けファイルで日付に関連する資料を忘れず管理する-gtd実践ガイド

日々、管理する書類や資料には、来週の打ち合わせに使うメモや、来月の会議に出す資料など、締め切りや特定の日付に利用するものが多くあります。

こうした日付けに関連した書類を、忘れることなく整理する方法がgtdの備忘録ファイルとそれを応用したスケジュール仕分けファイルです。

備忘録ファイルとスケジュール仕分けファイルとは

備忘録ファイルは、「はじめてのgtd」の２４７ページから紹介されているツールです。

「一種のカレンダーではあるが、将来思い出したいことのリマインダーをそのまま放り込んでおける物理的なファイル」と紹介されています。

文房具店などで売られている、スケジュール仕分けファイルを使うと、この備忘録ファイルをより簡単に実行できます。

gtdの考え方を知らなくても、「将来、ある日付で必要になるもの」を効率的に管理する、とても便利なツールです。

スケジュール仕分けファイルは２冊に分かれており、１冊目は１～31の数字が貼られた仕切りがあり、２冊目は１～12の数字が貼られた仕切りがあります。

１冊目を日付ごとのファイル、２冊目を月ごとのファイルとして利用します。

使い方は簡単で、たとえば今月の22日にある会議の資料は22のフォルダ、30日の打ち合わせの資料は３０のフォルダというように、31あるファイルをその日に使う資料や書類を入れるフォルダとして使い、必要なものを入れていきます。

今日が２０日なら、１９のフォルダは来月の１９日というように、１カ月先までの日付に関する資料は１冊目のファイルに入れます。

１カ月以上先の日程については、２冊目の月用のファイルで、１２個のファイルをそれぞれの月として、その月に使う資料を入れておきます。

便利なスケジュール仕分けファイルですが、一見、面倒そうに見えるのが、一日一回の管理が必ず必要なことです。

とはいえ、作業は毎朝、数分ですみます。

毎朝、その日の日付にあたる番号のフォルダをチェックして、必要な書類や資料を取り出します。

同時に、月毎のファイルを開き、翌月のフォルダから一ヶ月以内に迫った資料がないかをチェックし、あれば日付フォルダに移すだけです。

これだけで、将来の日付にかかわる資料や書類、メモを簡単に整理でき、その日が来たら自動で自分の手元に届くように準備することができます。

スケジュール仕分けファイルの良いところは、その日に必要な資料や書類を、そのままタスクのリマインダーとして使えることです。

ある日に予定された会議で使う資料を入れておけば、会議の日付を忘れないだけでなく、その日もっていく書類がそのまま、そこに入っていることになります。

締め切りのある仕事が書かれた書類を、その締め切りや、逆算して手を付ける必要のある日のフォルダに入れておけば、そこに書かれた仕事の内容などが、そのまま、タスクを思い出させてくれる印になります。

また、出るかどうか検討しているイベントや会議の日程のお知らせをそこに入れておけば、近づいたところで見直して、出席するかどうか検討することを、自動的に思い出させてくれます。

一日数秒の作業で、絶大な効果が得られる、gtdのさまざまなアイデアのなかでも、とても便利な手法で、gtdを知らない人にもすぐに活用できるテクニックです。