gtdで物事を処理する際、実際に行うのが、５つのステップです。
５つのステップにより、仕事や私生活のさまざまな「気になること」を処理できるようになり、頭がすっきりとするとともに、自分の時間が取り戻せるようになります。
gtdで自分の時間を取り戻す：５つのステップでタスク管理を効率化しよう
gtdを始める際には、実際にどのようなことを行うのか、全体の流れを知っておいたほうが便利でしょう。
gtdでさまざまな「気になること」を処理する際、その具体的なやり方が、次の５つのステップを日々、システムとして繰り返すこと、です。
この五つのステップにより、忙しい毎日に対処し、自分の時間を取り戻すことがGTDの目的です。
① 気になることすべてを「把握する」
② それぞれが何を意味するか、どのような対応をすべきか「見極める」
③ ②のステップで明らかになった内容を「整理する」
④ 行動の選択肢を「更新する」
⑤ 何をするべきかを「選択する」
関連記事
・gtdの三つの柱。効率性を上げ、忙しい日々をコントロールする仕事術
・gtdの５つのステップの概要～自然な思考で自分の時間を取り戻す方法
・gtdアプリnozbeの特徴、便利な点～gtdのタスク管理を自然に自動で実現
gtdの5つのステップ：人間の自然な思考に沿って行動を整理する方法
なぜ、この５つのステップなのか、アレンの「初めてのgtd」の57ページにある説明が、分かりやすいでしょう。
「たとえば、友人に夕飯を作ってあげたかったとしよう。しかし帰宅してみるとキッチンが散らかり放題だったらどうだろう。まずは、そこにあるべきでないもの、正しく置かれていないものをすべて認識する（把握する）。次に、どれをとっておいて、どれを捨てるかを判断する（見極める）。そして、冷蔵庫やゴミ箱、シンクなどの正しい場所にしまう（整理する）。それからレシピを見て、どの材料と道具があるかを確認する（更新する）。そして、フライパンでバターを溶かして料理を始める（行動を選択する）。」
つまり、gtdを意識していていなくても、私たちが、何かうまくいっていない状態（「気になること」が大量にある状態）に接するとき、それをコントロールして処理しようとしたら、常に実行していることが、先の５つのステップなのです。
一般的な思考の仕方に言い換えると
５つのステップを、より一般的な思考の仕方として、次のように言い換えることもできるでしょう。
①うまくいっていない状況の全体を把握する
②その状況をどうすればよいか見極める
③その方針に従って状況を整理する
④整理した状況を受けて改めて全体の認識を更新する
⑤最新の、整理された状況にあわせた行動を選択する
このように５つのステップは、人間の自然な思考にあった方法ですが、多くの人は普段はこれらの一つひとつのステップを、徹底的にはやっていません。
全部を把握するのではなく一部のことしかやらなかったり、把握した気になることを見極めることなくそのままにしていたり、見極めた情報を整理していなかったり、、、。
このため、多くの人の通常のやり方では、「５つのステップ」のもたらす効果が、大きく減ってしまっています。
gtdの５つのステップを意識することで、「本当に必要なタスク」を見極める
先ほども書いたように、５つのステップは、「うまくいっていない状況」をコントロールするための、自然な思考法なのですが、多くの人はそれぞれのステップを徹底的にやっていません。そのことが、タスク管理が十分にうまく機能しない原因となっています。
たとえば、「把握」を徹底的にやっていないと、頭の中にはたくさんの「気になること」が残ってしまいます。
しかも、机に山積みの書類や、パソコンのなかにある未読のメールたちのなかには、本当は早く手を付けないといけないのに忘れられている仕事が取りこぼされて残っています。
また、「見極め」がされていなければ、気になることを書き出しただけのtodoリストや、会議中につくったメモなどがあるだけで、そこに書かれたものたちがどのような意味を持つのか、どのような行動をとるべきかという、適切な判断がされていないままです。
これでは、結局は頭の中にたくさんの「気になること」が残った状態と変わりありません。
そういう状態のタスク管理であなたが選んだ行動は、「とりあえず、これをやれば大丈夫だろう」という希望的観測に基づくものでしかありません。
いま、自分が取る行動が「全体の状況を把握して、判断、整理して選んだ適切な行動だ」という確信を得るためには、結局、５つのステップ全てを徹底的にやらないといけない、ということです。
gtdの５つのステップを使いこなすためのコツ
5つのステップに限らず、gtd全般に言えることですが、まずはアレンの本を基本にして、５つのステップを徹底的にやってみます。
その効果を実感したら、今度は、アレンの方法を基本にしながら、それを自分なりの状況にあわせた、独自のやり方を試し、確立していくことが大事です。
大切なのは、自分にとっての「気になること」を処理し、自分の時間を取り戻すことです。
アレンが強調していることでも、必要ないと思えば思い切って省略する、あるいは自分なりのやり方を工夫してみることで、さまざまな発見があるはずです。
それぞれの仕事や生活に合わせた工夫が大事
私自身も、evernoteを使ったアイデアの整理や、更新するのステップでの「短縮版の週次レビュー」など、さまざまな工夫をして自分なりのgtdを確立してきました。
また、gtdに慣れてきた後でも、たまにアレンの本を読み返すと、さまざまヒントがあります。
かつては省略したことが、自分のgtdへの理解が深まったことで重要さがわかって再開したり、逆に、これまでやっていたことを省略したり、gtdの考え方をよりブラッシュアップする機会になるはずです。
関連記事
・gtdの三つの柱。効率性を上げ、忙しい日々をコントロールする仕事術
・gtdの５つのステップの概要～自然な思考で自分の時間を取り戻す方法
・gtdアプリnozbeの特徴、便利な点～gtdのタスク管理を自然に自動で実現
gtdの5つのステップの効果：やるべきことの全体像が見える
繰り返し説明したように、gtdの５つのステップは、人間が「うまくいっていない状況」をコントロールしようとする際に、誰もがやっている思考法をより系統的に、システムとして実行しようというものです。
だからこそ、仕事や私生活のさまざまな場面で応用が効く考え方になります。
gtdの５つのステップを、さまざまな場面で適用することで、より効率的に、また、全体像を把握しながら、物事を処理する能力が身に付きます。
「いまやるべきことは、これだ」と確信をもって取り組めるようになることで、さまざまな「気になること」のストレスから解放され、集中力や処理能力もはるかに高まることを実感できるでしょう。
「いまやる必要がない」こともはっきりする
そして、なによりも「この仕事は、いまやる必要はない」という確信を持てることで、あなたが自分の時間が取り戻せるようになります。
gtdが機能していれば、家族と食事をするとき、あるいは、一人で趣味の時間を持つとき、「やるべきこと」はすべてきちんと処理されていて、後でやればよいことはgtdのシステムにきちんと登録されている、という確信が、あなたにあります。
そうすることで、さまざまな「気になること」から解放された、あなたの「自分の時間」を取り戻すことができるようになります。
忙しい人ほど、常に「気になること」に追われていて、たとえ自分の時間を過ごしていても、頭のなかは「気になること」でいっぱいになっているということがありがちです。
gtdを実践すると、そのストレスから解放され、本当の意味での「自分の時間」を取り戻すことができるのが、大きな効果です。
関連記事
・gtdの三つの柱。効率性を上げ、忙しい日々をコントロールする仕事術
・gtdの５つのステップの概要～自然な思考で自分の時間を取り戻す方法
・gtdアプリnozbeの特徴、便利な点～gtdのタスク管理を自然に自動で実現
0 件のコメント:
コメントを投稿